Información corporativa

 
PRODUCTOS / SERVICIOS

Para realizar este apartado hay que tener en cuenta que, a diferencia del plan de marketing donde el producto o servicio se describía desde un punto de vista comercial, aquí se refiere a una descripción técnica, como:

- Características.
- Comparaciones con productos o servicios competitivos.
- Organización y gestión de los productos o servicios.
- Aspectos legales de los productos: modelos industriales, modelos de utilidad y patentes. Certificaciones y homologaciones.
- Diseño de producto.

PROCESOS

Un proceso es una cadena de actuaciones o de manipulación a una entrada (de información, de materiales, de servicio, etc.), a la cual se le aporta valor añadido, generando una salida, cuya naturaleza puede ser diversa (tangible o intangible). En una empresa estos procesos pueden ser simples o complejos: desde procesos puramente administrativos o comerciales, hasta procesos de fabricación.

Se deberá de identificar aquellos procesos de la futura empresa, que sean más relevantes para su viabilidad, indicando de quién proviene la entrada (proveedor interno o externo del proceso) y quién es el destinatario (cliente interno o externo del proceso); después intentar enlazar todos los procesos según estas indicaciones.

 PROCESOS DE PRODUCCIÓN

En el diseño de un proceso productivo, se debe partir del conocimiento exacto de las tareas críticas que resultan imprescindibles a la hora de poder prestar las servicios o fabricar los productos. Por lo tanto, el primer ejercicio que se debe realizar es el de inventariar tareas y pasos necesarios en la actividad productiva. A partir de este inventario de tareas, se deben utilizar diagramas de flujos que agrupen de manera aprensible las tareas en fases del proceso , a fin de determinar su interrelación y su prioridad. La definición de este flujo de tareas es propia de cada empresa y está sujeto a características tales como el objetivo de posicionamiento, cultura e inquietudes personales del personal, niveles de calidad deseados, etc.

Para ordenar correctamente el conjunto de estas tareas, se puede utilizar usar varios métodos. Hay que tener en cuenta que no se trata de definir procesos productivos óptimos o no. Técnicamente, cada empresa puede y debe decidir cómo quiere prestar sus servicios o fabricar sus productos. Métodos sencillos para ordenar las tareas pueden ser:

• Pensar en el conjunto de actividades necesarias desde que se entra en contacto con un cliente hasta que se le cobran los servicios o productos.
• Analizar un hipotético día de trabajo, especialmente en ideas de negocio con modelos de producción tipo línea o taller o en ideas basadas en venta directa de productos.

Debilidades del proceso productivo

En el funcionamiento de cualquier proceso productivo se originan ciertas debilidades que es necesario detectar lo antes posible puesto que su existencia puede motivar pérdidas de calidad en el producto final o pérdidas económicas para la empresa.

Tiempos muertos

Es el tiempo en el que no se está realizando un trabajo útil. Es muy importante, por ejemplo, en el caso de tareas que no pueden empezarse hasta que se terminan otras. Los recursos humanos o materiales están inactivos hasta que finalizan las tareas precedentes. Esto supone un coste y una ineficacia del proceso productivo. También se producen tiempos muertos por causas consideradas inevitables, por ejemplo por avería de una máquina. Es importante medir su duración y su frecuencia : muchos tiempos muertos breves son tan perjudiciales como un tiempo muerto largo.

Cuellos de botella

Los cuellos de botella en un proceso productivo consisten en la confluencia de varias tareas o actividades simultáneas que hasta que no se realicen no permiten continuar con fluidez el proceso. Por ejemplo, en la realización de un proyecto de formación confeccionado por un equipo de técnicos, hasta que el encargado de la revisión y la corrección no evalué y proponga las mejoras, todo el equipo permanecerá paralizado. Los cuellos de botella determinan el ciclo de producción ya que fijan el límite de la rapidez con que pueden producirse los bienes o servicios. Puesto que los cuellos de botella obstaculizan un proceso y limitan su capacidad , es muy importante identificarlos a tiempo y tratar en la medida de lo posible de minimizarlos. Los cuellos de botella pueden ser frecuentes en las pequeñas empresas donde se concentran las tareas en muy pocas personas. Identificarlos, analizarlos y proponer mejoras en los procedimientos es fundamental para el correcto desarrollo de la misión de la empresa.

Duplicidad de tareas

La duplicidad se produce en el momento en que tareas o fases del proceso son repetidas a lo largo de la producción, desperdiciándose así esfuerzos y recursos. La claridad en el proceso productivo permite no incurrir en tareas repetidas y fases del proceso duplicadas por el desconocimiento de qué atribuciones tiene cada trabajador. Resulta necesario optimizar los recursos de la definiendo con nitidez el qué y el quién en los procesos de producción.

Incoherencia de protocolos

Se producen en el momento en que tanto de forma interna como en la comunicación externa se desarrollan fases del proceso protocolizadas de manera que se transmiten sensaciones contradictorias o cuando se trabaja con diferentes medidas de calidad en cada fase de la producción sin tener un control de ello. De esta manera, el producto final se ve perjudicado al haber sido desarrollado con modos de trabajo claramente inconexos, contradictorios o incluso incompatibles. No tendría mucho sentido, por ejemplo, ser ambicioso en el proceso de captación de clientes si no se ha diseñado un proceso de prestación del servicio capaz de atender a la demanda obtenida.

Disparidad de productos finales

En la prestación de servicios puede resultar muy frecuente, si no se ponen los medios adecuados, que los resultados finales de las ventas sean sensiblemente diferentes en sucesivos procesos de compra. Incluso pueden diferir en compras de un mismo cliente. Es responsabilidad de la empresa diseñar un proceso productivo que asegure la homogeneidad entre los productos finales y que transmita la confianza de que cada servicio se desarrolla con la misma minuciosidad y cuidado. En este apartado también es necesario la descripción de los siguientes aspectos:

- Organización de cada proceso.
- Tecnologías de la producción.
- Patentes y derechos de propiedad o contratos de asistencia técnica.
- Justificación de la elección de la tecnología.
- Determinar si la fabricación es en serie o bajo pedido.
- Realizar un croquis de disposición sobre la nave o establecimiento productivo de las diferentes fases del proceso productivo u organizativo, así como la disposición de la diferente maquinaria o equipo necesario, y adjuntarlo como anexo.
- Para documentar las tecnologías de producción a emplear se debe solicitar catálogos técnicos descriptivos a los proveedores de maquinaria, y adjuntarlo como anexo al Plan.
- Especificar si parte del proceso productivo se va a subcontratar a terceros.
- Determinar la duración o vida útil de cada elemento del equipo productivo.

OTROS PROCESOS DE LA EMPRESA

 Identificar y describir los procesos más relevantes (comerciales, compras, administrativos, informativos, de comunicación, etc.), diferentes a los de fabricación.

PROGRAMA DE PRODUCCIÓN

Las empresas de servicios también tienen programa de producción; a diferencia de las empresas industriales que pueden tener almacenes reguladores de su producción, los servicios son productos altamente perecederos, por lo cuál es extremadamente importante gestionar el tiempo. Las empresas de servicios programan horas de trabajo, y por tanto su problema principal es de capacidad. Estas empresas deberán de administrar su tiempo eficazmente, realizando previsiones para analizar si va a ser capaz de satisfacer todas las demandas de servicio para no congestionarse o por el contrario para no infrautilizar su tiempo. Es necesario establecer:

- La capacidad de producción, nominal y efectiva; grado de utilización.
- El control de producción.
- El programa de producciones anuales.
- El impacto sobre el medio ambiente y medidas correctoras previstas.

Una vez realizado en el plan de marketing la previsión de ventas, es necesario y conveniente realizar el cálculo del número de unidades a producir (si es producto) o número de horas (si es servicio). Asimismo, para ese programa de producción, debe calcularse las necesidades de personal (mano de obra directa), así como tener en cuenta la capacidad de producción de la inversión productiva (equipo necesario para la fabricación de los productos o la venta de los servicios).

APROVISIONAMIENTO Y GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Hay que tener en cuenta los aspectos siguientes:

• Materias primas utilizadas, materiales, productos (terminados o semiterminados) subproductos y residuos.
• Calidad, niveles de tolerancia.
• Acopios en función de los planes de producción y comerciales.
• Posibles fuentes de abastecimiento.
• Proveedores (precios, condiciones de pago, plazos de entrega, etc.).
• Ciclo de aprovisionamiento: stock de seguridad, mínimos y máximos.
• Ciclos de venta, plazos de entrega.
• Almacenamiento: capacidad y costo.

PLAN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

En la época actual consideramos de especial importancia que la empresa se pare a pensar en las necesidades presentes y futuras en cuanto a la Infraestructura tanto de hardware como de software, así como en las infraestructura de comunicaciones.

Infraestructura de hardaware

Una vez que la empresa haya identificado la información y los procesos que se pretenden gestionar con estos sistemas debería concretar

• El equipamiento de ordenadores, terminales punto de venta, periféricos, etc. necesarios para el desarrollo de la actividad
• Considerar si es necesario o no la instalación de una red local
• Los sistemas de copias de seguridad que se utilizarán, cobertura conseguida, etc,

Infraestructura de software

Comprende aspectos tales como:

• ¿qué sistema operativo se va a utilizar y por qué?
• Las medidas de seguridad
• ¿Qué programas se utilizarán en cada uno de los procedimientos administrativos de la empresa: facturación, control de almacén, pedidos de contabilidad?
• ¿Qué herramientas ofimáticas se utilizarán y qué tipo de control se espera realizar con ellos?
• También si es necesario emplear algún programa específico, indica cuál y por qué.
• Por último es necesario indicar los controles de gestión que se van a emplear y qué parámetros analizan.

Infraestructura de comunicaciones

• Qué sistemas de comunicación se va a emplear (voz y datos)
• Es necesario conexión a Internet, correo electrónico, etc.
• Si está pensado tener varias sedes, indicar si estarán comunicadas entre sí y de qué forma, con qué intervalos, qué información compartirán, qué sistemas de comunicación se emplearán?
• Qué tipo de presencia se quiere tener en Internet y por qué.
• Como se van a integrar las transacciones en la red (si las hay) con los sistemas de la empresa (pedidos, seguimiento de almacén, etc.)
• Como se va a utilizar toda esa estructura tecnológica para mejorar el servicio y la atención a los clientes y cómo mejorará la gestión de la empresa.

Por último es conveniente concluir con las ventajes competitivas que se obtendrán como consecuencia de la implantación del sistema informático definido.